Czy Twoja firma potrafi korzystać z emaila?

Do zadania pytania, czy Twoja firma potrafi korzystać z emaila, skłoniły mnie wydarzenia z ostatnich kilku tygodni. I nie chodzi mi o to, czy Twoja firma korzysta bądź nie z tego, jakby nie było, podstawowego środka komunikacji międzyludzkiej ale czy w parze z samym faktem wykorzystywania tego medium idzie też umiejętność jego wykorzystywania.

Od dłuższego czasu próbowałem sprzedać swój samochód (więcej). Zamieściłem ogłoszenia na dwóch największych portalach handlu samochodami, wydrukowałem ogłoszenia w prasie, CraigList, fora internetowe, wykorzystałem znajomości by wiadomość się rozniosła. Oprócz dużej ilości spamu nie zauważyłem żadnego zainteresowania moją ofertą. Zacząłem się zastanawiać nad moją strategią sprzedaży auta. Postanowiłem zredukować cenę i napisać do wszystkich dealerów, jakich udało mi się na portalach handlu samochodami znaleźć.

Po dłuższym zbieraniu danych miałem gotową listę 31 firm do których postanowiłem napisać emaila. Treść była prosta: sprzedam samochód z 2004 roku, z takimi a takimi parametrami, cena taka i taka, możliwość negocjacji plus dane kontaktowe – email i telefon. Sporządziłem tę listę w Excelu by mieć możliwość śledzenia kto odpowiedział i z jaką ofertą.  Do  komunikacji z firmami wykorzystałem formularz kontaktowy na portalu handlu samochodami. O 6 wieczorem 29 września skończyłem wysyłanie wszystkich 31 wiadomości.

Oto krótkie zestawienie tego co stało się później:

• otrzymałem jedno powiadomienie systemowe, że skrzynka emailowa adresata jest pełna
• tego samego dnia dostałem jedną odpowiedź
• na drugi dzień otrzymałem 4 odpowiedzi, 2 osoby zadzwoniły
• w ciągu następnych 3 dni dostałem kolejne 3 wiadomości i dwa telefony

Podsumowując, dostałem łącznie 13 odpowiedzi na moją wiadomość, w tym jedną generowaną systemowo. Kilka osób wyraziło chęć zakupu samochodu po cenie, którą byłem w stanie zaakceptować.

Można byłoby powiedzieć, że moja kampania odniosła sukces. Tak by się stało gdybym nie odniósł wrażenia o wręcz porażającej ignorancji i brak savoir-vivre w komunikacji elektronicznej.

Mamy XXI wiek. Prawie każdy obywatel rozwiniętego kraju ma co najmniej jedną skrzynkę emailową. Wykorzystujemy to medium jako podstawową, a często jedyną formę komunikacji. Za wykorzystywaniem emaila przemawia kilka cech: szybkość, uniwersalność (możliwość odebrania poczty praktycznie z każdego urządzenia mającego dostęp do Internetu), koszt, możliwość wykorzystania załączników. Email ma też swoje wady. To głównie spam, wirusy w załącznikach, phishing, etc. Mimo tego, że spam stanowi ponad 90% przesyłanych wiadomości pocztowych [1], to nie od telekonferencji ale od otwarcia programu pocztowego czy od sprawdzenia Blackberry bądź iPhone zaczynamy swój dzień.

Czy zatem potrafimy w pełni wykorzystywać email tak samo jak wykorzystujemy telefon czy spotkania?

Zobacz jak Twoja firma wykorzystuje email i zadaj sobie takie pytania:

• czy Twoja firma odpowiada na emaile?
• czy emaile są traktowane na równi z telefonami i bezpośrednimi kontaktami z klientami?
• czy na stronach WWW Twojej firmy zamieszczony jest formularz kontaktowy bądź opublikowany adres email?
• czy Twoja firma używa autorespondera dla każdej otrzymanej wiadomości, w którym informuje w jakim czasie odpowie na zapytanie?
• czy Twoja firma odpowiada na zapytania w ciągu najpóźniej 24 godzin?
• czy Twoja firma posiada kadrę, której zadaniem jest m.in. regularne odpowiadanie na zapytania drogą poczty elektronicznej?
• czy Twoja firma zaimplementowała CMS CRM do kontaktu z klientami drogą elektroniczną?
• czy Twoja firma buduje bazę danych osób z którymi koresponduje?

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedziałeś nie, to zastanów się ilu tracisz potencjalnych klientów.

Po moim małym doświadczeniu ze sprzedawcami samochodów w Irlandii, utwierdziłem się w przekonaniu, że niewiele jest firm, które potrafią wykorzystywać technologię na swoją korzyść.